سال مالی

سال مالی شرکت تعاونی در اساسنامه آن تعیین می شود ؛ ولی سال مالی اتحادیه تعاونی از اول فروردین ماه هر سال شروع می شود و در آخر اسفند ماه همان سال خاتمه می یابد ، به استثنای سال اول تاسیس که از تاریخ تشکیل تا پایان اسفند ماه همان سال است.

    حساب سال مالی و حسابرسی

هیئت مدیره مکلف است نسخه ای از گزارش ها و صورت های مالی پایان سال مالی ، از قبیل ترازنامه و حساب های عملکرد و سود و زیان ، پیشنهاد نحوه تقسیم سود خالص سالانه و بودجه پیشنهادی را پس از آماده شدن حداکثر تا یک ماه قبل از تشکیل مجمع عمومی عادی سالانه ، برای رسیدگی به بازرس یا بازرسان تسلیم کند . رسیدگی و اخذ تصمیم درباره ترازنامه حساب سود و زیان و سایر گزارش های مالی هیئت مدیره بر عهده مجمع عمومی عادی است.
علاوه بر این هیئت مدیره مکلف است هر سه ماه یک بار تراز آزمایشی حساب های شرکت تعاونی را همراه تجزیه و تحلیل فعالیت سه ماهه شرکت تهیه کند و در اختیار بازرس یا بازرسان قرار دهد و نسخه ای از آن را به وزارت تعاون بفرستد.
لازم است که در تهیه و تنظیم اسناد حسابداری ، صورت های مالی و دفاتر قانونی ، اصول و موازین حسابداری و روش های متداول و قابل قبول حسابداری رعایت شود.

    حسابرسی به وسیله بازرسان

همان طور که در مقالات پیشین گفته شد ، بازرس یا بازرسان می توانند شخصاَ یا در صورت لزوم با استفاده از کارشناس و حسابرس به حساب ها ، دفاتر ، اسناد و صورت های مالی شرکت تعاونی رسیدگی کنند ؛ در این صورت پرداخت هزینه حسابرسی در حدود بودجه مصوب مجمع عمومی عادی بر عهده شرکت تعاونی است. نتیجه حسابرسی به هیئت مدیره گزارش داده می شود و ضمن گزارش سالانه به مجمع عمومی عادی نیز اطلاع داده خواهد شد.

    محل هدایا و کمک های مالی

تعاونی می تواند هدایا و کمک های مالی بلاعوض ، اعم از نقدی و غیر نقدی ، دریافت کند. این هدایا و کمک ها به شرح ذیل مصرف یا به حساب درآمد منظور می شود.
_ هر گاه اعطا کننده هدیه یا کمک مالی ، محل خاصی برای مصرف آن تعیین کرده باشد ، هدیه یا کمک مالی باید در همان محل مصرف شود.
_ اگر هدیه یا کمک مالی نقدی باشد ، به حساب درآمد منظور می شود و هر گاه هدیه یا کمک مالی غیر نقدی باشد ، به قیمت روز تقویم و به حساب درآمد منظور می گردد.

    دفاتر قانونی و دفاتر تجاری

طبق قانون مالیات های مستقیم ، دفاتر قانونی از نظر مالیاتی عبارت اند از : دفتر روزنامه ( اعم از نقدی و غیر نقدی ) و دفتر کل موضوع قانون تجارت و یا دفاتر مخصوصی که وزارت امور اقتصادی و دارایی به عنوان دفتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) تهیه می کند و در دسترس مودیان قرار می دهد. نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ، حساب و اسناد و مدارک ، باید مطابق آیین نامه ای باشد که وزارت مذکور تهیه می کند. رعایت نکردن این مقررات ، حسب مورد موجب پرداخت جریمه تا حداکثر معادل ده درصد مالیات متعلق و در صورت عدم شمول مالیات یا در صورتی که ده درصد مالیات متعلق بیش از یکصد هزار ریال نباشد ، حداکثر یکصد هزار ریال یا عدم قبول دفاتر به عنوان دفاتر قانونی طبق آیین نامه مذکور خواهد شد.
به موجب قانون تجارت ، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون ، داد و ستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود و وجوهی را که بابت مخارج شخصی خود برداشت می کند ، در آن ثبت نماید. دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کند و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت نماید.
قانون تجارت علاوه بر دفتر روزنامه و دفتر کل دو نوع دفتر دیگر به نام های دفتر دارایی و دفتر کپیه را نیز به عنوان دفاتر تجاری تعیین کرده است. دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ، ترتیب داده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام پذیرد. دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. ( دفتر کپیه در حال حاضر با وجود بایگانی با سیستم های جدید ، اهمیت سابق خود را از دست داده است ).
به موجب قانون تجارت ، نماینده اداره ثبت دفتر روزنامه ، دفتر کل و دفتر دارایی را قبل از آنکه در آن ها چیزی نوشته شود ، امضا می کند. برای دفتر کپیه امضای نماینده ثبت لازم نیست. دفتری که برای امضا به متصدی امضا سپرده می شود ، صفحات آن باید دارای شماره و خود آن باید قیطان کشیده باشد و متصدی امضا مکلف است صفحات دفتر را بشمارد و در صفحه اول و آخر آن ، مجموع عدد صفحات را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر بنویسد و با قید تاریخ امضا کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی مخصوص منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ ، با تمام حروف نوشته شود. کلیه معاملات و صادرات و واردات باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص دفاتر مذکور نوشته شود. تراشیدن ، حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفتر نویسی معمول است و نوشتن در حاشیه و یا بین سطور ممنوع است.
نکته ای که باید به آن توجه کرد این است که کلیه دفاتر تجاری ، از پایان هر سال باید لااقل تا ده سال نگهداری شود. دفاتر مذکور و سایر دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار می برند ، در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت مرتب شده باشد ، بین تجار در امور تجاری سندیت دارد ؛ در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن معتبر است. شرکت تعاونی باید دفاتر تجاری و دفاتر قانونی داشته باشد.